コラム

RPAツールを選定する際のチェックポイント!RPA導入の基礎知識とは?

2021年11月04日
システム導入

RPAツールの導入を通し、業務の自動化を図る企業が増加傾向にあります。

現在、さまざまな種類のRPAツールが市場にリリースされる中、自社に沿わないツールを闇雲に選定すると、想定していた導入効果を得られないばかりか、事業に悪影響を与える恐れもあります。

そこで本コラムでは、RPAツールの概要説明からはじまり、ツールの選定時に注意すべきポイントや無料/有料ツールの特徴、ツール導入時に抑えておくべき懸念事項につき、詳しく解説します。


RPAツールとは?

RPA(Robotic Process Automation)とは、データの入力や管理など、これまで人間が行ってきた事務作業をロボット(ソフトウェア)を使って自動化するツールを指します。

RPAツールがよく用いられるケースとして、メールの自動送信や請求書の処理、情報の転記やデータのグラフ化など、業務プロセスが固定化している定型業務の処理があげられます。

業務工数や人件費の削減、人的ミスの防止など、ツールの導入メリットは大きく、事業経営にプラスの効果を期待できることから、現在さまざまな業種で、RPAツールは利用されています。

RPAツールの選定時に注意すべきポイント

RPAツールの選定時に注意すべき6つのポイントにつき、以下に解説します。

◇目的を明らかにする

RPAの導入に際し、はじめに行うべきことは、導入目的を明らかにすることです。導入目的の明確化なしに、最適なRPAツールを選定することはできず、高い導入効果も期待できません。

なお、一般的なRPAツール導入の目的には、以下が考えられます。優先度が高い導入目的は何かにつき、予め整理しておきましょう。

・業務の自動化・効率化を図る ・人件費などのコストを削減する ・人的ミスを防ぐ ・人的リソースを有効活用し、働き方改革などを推進する

◇費用対効果を提示できるようにする

効果測定の方法を理解せず、目標数値を決めないまま闇雲にRPAツールの導入を進めた場合、導入後の正しい効果を測定できない恐れがあります。以下二つの要素に分け、効果測定の準備を進めましょう。

・定量的な効果測定

導入効果を目に見える数値として測定する方法として、定量的な効果測定があります。RPAツールの導入によって、従来の業務遂行に必要な人件費や時間などが、どの程度削減できたかを数値化できる点は、大きなメリットです。また、定量的な効果測定を用意することで、費用対効果の算出も容易になります。

・定性的な効果測定

数値で評価しにくい効果を測定する方法として、定性的な効果測定があります。例えば、RPAツールの導入によって人的ミスが減った場合、ミスが原因で起こるトラブル対応も減り、結果として社員のストレス軽減や業務のモチベーションアップといった付随的な効果をもたらします。これらの数値で評価しにくい効果も、事業発展に向け重要な指標となるため、RPAツールを一定期間運用した後に、社員へのヒアリングやアンケートを通して把握することが一般的です。

◇予算を決める

現在市場にはさまざまな種類のRPAツールがリリースされています。選定候補のRPAツールが自社の予算に収まるか否か、以下5つの費用を計算の上、事前に確認しておきましょう。

・ライセンス費用

RPAツール自体の価格が、ライセンス費用となります。基本的にRPAツールのライセンス費用は年額制であり、金額はツールの種類や導入形態によって異なります。

・PC購入費用

ロボット開発に必要なPCを購入するための費用です。

・サーバー構築費用

サーバーを構築するための費用です。

・サポートサービス料

自社でRPAに関する専門人材を育成するための研修費用や、専門スキルを持った外部人材の採用費用などです。

・システムの維持管理費用

開発ロボットに業務フローの変更などがあった際、機能バージョンアップ対応をはじめ、ロボットの維持管理に必要な費用です。

◇運用・保守ができる人材を決める

RPAツール導入後の運用・保守に際して、社内の人的リソース不足やRPA関連のスキルを持った人材がいない場合の打開策として、外部ベンダーの利用があります。

しかし、エラー発生時の対応をすべて外部ベンダーに一任してしまうと、早期の復旧が望まれるケースにおいて、迅速に対応できなくなるリスクがあります。そういった事態を防ぐためにも、エラー発生時の社内のサポート体制や復旧人員の確保を予め構築しておくことが大切です。

◇RPAの種類を決める

RPAには「サーバー型」「デスクトップ型」「クラウド型」の3種類があります。それぞれ特徴が異なるため、自社に沿うRPAの種類を選択するようにしましょう。

・サーバー型

自社のサーバー内でロボットを稼働させるオンプレミス型のRPAを指します。自社サーバーへのRPAの導入を通し、サーバー上でロボットを作成します。

サーバー型の特徴として、自社サーバー上で稼働するすべてのロボットを一括管理でき、部門を越えた業務の自動化を行えることがあげられます。サーバー型は、RPAを全社で大規模に導入したいケースや機密情報などの取り扱いがあるケースに適しています。

・デスクトップ型

サーバー上ではなく、PCのデスクトップ上でロボットを稼働させるオンプレミス型のRPAを指します。PCにRPAをインストールするため、社員のPC内で完結する個別業務の自動化に適しています。

RPAをスモールスタートで手軽に導入・管理したいケースに、デスクトップ型は最適だといえます。

・クラウド型

クラウド上でロボットを稼働させるRPAを指します。現在、クラウド型のサービスを利用している業務を自動化する際に適しています。

クラウド型の特徴として、自社サーバーへの導入やPCへのインストールが不要なため、低コストで導入できる点があげられます。また、クラウド型RPAはアップデートを通して、最新機能が自動的に導入されるため、RPAの安定性も向上します。導入後の運用・保守、改善における工数を削減できるのも、クラウド型のメリットです。

◇アップデート対応をチェックする

クラウド型を除き、PCのOSやブラウザのアップデート時には追加で運用・保守業務が発生します。その対応に向けた体制づくりも併せて構築するようにしましょう。

RPAには無料ツールがある?無料でどこまでできるのか

無料のRPAツールについて、以下3つの観点から解説します。

◇RPAには無料ツールが多数ある

現在市場には、無料で使用できるRPAツールがたくさんリリースされています。完全無料で使用できるものや、試用期間が設けられているものなど、種類はさまざまです。試用期間のあるお試し版(トライアル)では、期間が過ぎて継続使用を望む場合は、ツールの購入や有償契約が必要となるため注意が必要です。

◇無料ツールのメリット・デメリット

無料ツールの特徴を充分に理解した上で、導入を進めましょう。

・無料ツールのメリット

導入コストがかからない点は、無料ツールの最大のメリットです。また、試用期間を利用して、ツールと自動化予定の業務との相性や、今後の本格導入に向けた懸念事項を事前に把握できる点は大きなメリットでしょう。

・無料ツールのデメリット

有料版がリリースされている無料RPAツールには、利用可能なライセンスやロボットの数に制限があり、有料版と比較し、利便性が劣ります。また、無料ツールはサポート体制が用意されていないケースが大半であるため、導入後、使い方に不明点が生じた際、第三者のサポートを望めない点もデメリットになります。

◇無料ツールの導入に適したケースとは

「RPAの試験導入に、どうしても予算を割くことができない」といった場合には、現実的に有料ツールの導入は難しいでしょう。

そのようなケースでの有効な打開策は、まず無料のRPAツールを試験的に活用し、自動化予定の自社業務の親和性を確認した後、有料ツールへの切り替えを図ることです。懸念事項や費用対効果を事前に確認できるため、経営陣や部門の責任者に対し、導入に向けた承認を得やすくなります。

RPA導入の検討時には有料ツールを使うべき?

前述の通り、無料ツールの多くは、有料ツール導入に向けたお試し版として提供されています。有料ツールでは自動化できた機能が、無料ツールにはないことから、プロジェクトの遅延を招く恐れもあります。

RPAの導入時期が明確に決まっており、予算に余裕があるようであれば、はじめから大きな費用対効果を望める有料ツールを検討することをおすすめします。

ツール導入時に抑えておくべき懸念事項

RPAツールの導入前後において、抑えておくべき懸念事項につき、以下にご紹介します。

◇導入後のサポート

現在、さまざまなベンダーがRPAツールをリリースしていますが、選定において特に重要になるのが、サポート体制の充実です。仮にRPAツールを用いて、コア業務を自動化する場合、エラー発生に伴う自動化の停止は、事業に多大な悪影響を及ぼす恐れがあります。

何かトラブルが発生した際に落ち着いて対処できるよう、どのようなサポート体制があるのかにつき、ベンダー担当者に確認するようにしましょう。

◇費用対効果

有料のRPAツールを導入後に、「実際、どれくらい費用対効果があったのか」、「いつ頃に投資額を回収できる見込みなのか」につき、対象部門に報告を求めるのは、企業として当然のことだと思います。そこで、予め費用対効果の計算式を理解しておくことで、経営陣や部門の責任者に対し、導入メリットを提示しやすくなります。

まず、1年間収益を算出する計算式は以下になります。

「削減できた人件費+リソースの創出(コア業務への注力など)によって生まれた収益など」―「1年間のコスト(ライセンス+維持管理+社員の教育コストなど)」…(1)

また、収益から投資額の回収期間を算出する計算式は以下になります。

「投資総額(パソコン・サーバー購入費用、サポートサービス料)」÷「1年間の収益(1)」

RPAの導入効果は、すぐに得られるものではありません。しっかりした計算式をもとにRPAの導入効果を算出することで、長期的な運用が可能となるため、積極的に実施しましょう。

まとめ

RPAツールの選定時に注意すべき6つのポイントがあること、また、無料と有料ツール、いずれかで進めるべきかについての判断材料などにつき、本コラムで詳しくお伝えしました。

ここまでお読みになり、「選定時のチェックポイントを自社で完遂できるかだろうか」「社内にRPA人材がおらず、サポート体制を構築できるか不安」といった新たなお悩みを抱える企業担当の方に、ぜひ、おすすめしたいサービスが、「i-common tech」です。

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また、幅広い業種におけるプロジェクト実績があるため、業界トレンドを加味したRPAツールの提案やサポート体制構築に向けたアドバイスなど可能です。

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