コラム

最適な在庫管理システムを導入するためには

2021年07月06日
システム導入

現在、さまざまな機能を持つ在庫管理システムが、市場で数多くリリースされています。

在庫管理システムの導入を検討している企業様においては、
「自社課題に適した製品を選ぶのが難しい」
「予算内で目的に沿う在庫管理システムを導入できるか心配」
という不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

また、導入時から相当な時間が経過したレガシーシステムからの脱却を目的に、新しい在庫管理システムへの切替えを検討している方もいらっしゃるかと思います。

そこで本コラムでは、今後の導入の手助けとなるよう、在庫管理システムの特徴や導入メリット、比較検討時のポイントなどにつき、詳しく解説していきます。

在庫管理システムとは

在庫管理システムは、正確な在庫情報を把握・管理するためのシステムです。

システム上に入力した入出庫情報などをもとに、いま、どの在庫が、どれだけ倉庫内に保管されているか、リアルタイムで確認可能な点は、目視での検品やMicrosoft Excelを用いたアナログ管理にはない、在庫管理システムの特徴の一つです。

在庫管理システムは現在、過剰在庫や欠品の発生防止、並びに棚卸業務の効率化などに欠かせないことから、小売業や製造業をはじめ、さまざまな業界で導入されています。

在庫管理システムの必要性について

在庫管理システムの必要性について、以下5つの観点からご紹介します。

・機会損失の防止

仮に適切な在庫管理を行えていない場合、欠品のリスクが増し、製造・販売の機会損失につながるため、事業経営に悪影響を及ぼす恐れがあります。

・キャッシュフローの改善

余剰在庫は決算時に棚卸資産として課税対象となるため、適切な在庫管理の実現は、キャッシュフローの改善に直接的に寄与します。

・人的ミスの削減

莫大な量の在庫をシステム上で一元管理できることから、紙やExcelを用いたアナログでの在庫管理と比べ、検品の見逃しや在庫数のカウント違いなどの人的ミスを大幅に削減できます。

・コスト削減

システムを用いて在庫管理の自動化を図れるため、人件費のコスト削減にもつながります。

・企業価値の最大化に貢献

システム導入により、時間と工数を要していたアナログ管理から解放されることで、他の注力事業に人的リソースを割くことができ、企業価値の最大化に効果を発揮します。

在庫管理システムを選ぶ際にチェックすべきこと

ツールで解決できるかチェックする

無料で利用可能なExcelや市販の在庫管理ソフトなど、扱う在庫量が小規模であれば、在庫管理システムではなく、ツールの導入で事足りる場合があります。

簡単な在庫管理表であれば、Excelを使って作成可能です。また、在庫管理ソフトは無料から有料製品まで幅広くあり、有料の場合も低コストに収まるため、システムと比較し、導入しやすいというメリットがあります。ただし、いずれのツールも使える機能が限定されるため、自由度が低いことがデメリットとしてあげられます。

「販売管理システムと連携させたい」「より盤石な在庫管理体制を構築したい」など、高い機能を求める場合は、在庫管理システムの導入をおすすめします。

パッケージかスクラッチか確認する

ツールではなく、在庫管理システムを導入する際は、市場で流通しているパッケージ製品の利用、あるいは、オーダーメイドでのシステム開発(スクラッチ)の2種類に分かれます。それぞれの特徴を理解した上で、導入を進めましょう。

・パッケージ

パッケージ製品を用いる場合、パッケージ製品本体と併せ、カスタマイズやハードウェア、セットアップなどの費用が別途かかります。パッケージ本体は、シンプルな機能で1万円以下の製品から、百万円以上する他のシステムとの連携可能な高機能製品まで幅広くありますが、スクラッチ開発と比べ、導入コストを安く抑えられる点がメリットです。

平均的な機能で効率化やコスト削減効果が期待できる場合は、パッケージ製品が適しているといえるでしょう。

・スクラッチ

スクラッチとは、自社の業務に最適なシステムをオーダーメイドで開発する手法を指し、フルスクラッチは、すべての工程をオーダーメイドで行う開発手法を指します。自社に開発部門を持たない企業がスクラッチ開発を行う際は、一般的にシステムベンダーと呼ばれるSIerに開発を依頼することになります。

イニシャルコストが数千万円単位に達するケースも珍しくありませんが、企業のニーズに沿う専用システムを一から構築できる点は、スクラッチ開発の大きな強みです。

 

サーバやネットワーク機器の管理方法についても決める

サーバやネットワークの管理方法には、オンプレミスとクラウドの2種類があり、双方の特徴を押さえておく必要があります。

・オンプレミス

オンプレミスとは、サーバやネットワーク機器を自社で購入し、自社内に設置して運用を行うことを指します。データセンター内や業務委託先にサーバを設置する場合もオンプレミスの対象となります。

オンプレミスのメリットは、在庫管理システムと他の販売管理、顧客管理などのシステム連携を目的にカスタマイズを行いやすい点にあります。

デメリットは、クラウドと比較し、サーバやネットワーク機器、ライセンスなどの購入に高額なイニシャルコストが発生することです。また製品購入から導入まで、数週間、場合によっては数ヶ月要することがあります。

・クラウド

クラウドサーバ・ネットワークは、インターネットを通じて利用できるサーバ・ネットワークのことを指し、オンライン環境とアカウントがあれば、場所や時間を問わず、自在にアクセス可能です。

クラウドのメリットは、イニシャルコストの削減と運用業務の効率化です。月額料金で提供されるクラウドはほとんどのサービスで初期費用が無料であり、購入した場合も費用は数千円程度です。オンプレミスの場合、1サーバあたり月額で数十万単位の費用が発生する場合もあるため、コスト削減に効果を発揮します。

クラウドのデメリットは、カスタマイズ性に欠けることです。サービスによっては、ある程度カスタマイズできるものもありますが、システムはベンダーによって管理運営されているため、期待に100%応えるカスタマイズは期待できないと考えた方がいいでしょう。また、オフライン環境では利用できないことも、デメリットの一つです。

在庫管理システムの見積り時に知っておきたいこと

以下、3つの観点からご紹介します。

費用はなにで決まるのか

・システムの開発方式

システムの導入に際し、どれほどの費用が発生するかについては、気になるところだと思います。パッケージ製品の場合、システム開発よりもコストメリットがある点は前述の通りです。

また、Microsoft Access、オープンソースのフレームワーク、スクラッチなど、システムの開発方式により開発工数に差が生じた分、費用は変動します。それぞれの概算費用とプロジェクト工期、期待できる機能を勘案の上、開発方式を決定しましょう。

・機能性

近年、帳簿作成や利益管理機能が付いたシステムや、外出先でもリアルタイムでデータの確認ができるシステムなど、高機能の在庫管理システムが市場でリリースされています。

機能性を重視した場合、イニシャルコストはかさみますが、中長期的に見て、生産性の向上に寄与しコスト削減につながるケースもあります。費用面のみに捉われずに、機能性についても充分に考慮した上で、システムを検討した方が得策でしょう。

機能をこだわりたい時は

自社でシステム開発部門を持たない場合、システム開発に強みやノウハウを持つ、システムベンダーへの開発依頼が想定されます。

システム開発の外注に際し重要なポイントは、システムの要件定義を予め明確化することです。どのような目的でシステムを導入し、どの機能が不可欠であるかについて、要件を明確に定めることで、不要な開発費用の削減につながります。

また、外部企業に開発を依頼する際は、自社要望を満たす開発実績がある会社を複数社選定し、開発費用や期間、具体的なシステム機能を比較検討の上、最適な開発パートナーを選びましょう。

費用を抑えたい時は

シンプルな機能で自社要望を満たすことができる場合、Microsoft Accessやオープンソースのフレームワークを用いて開発することで、スクラッチ開発と比べ、費用を抑えることが可能です。以下に、それぞれの特徴をご紹介します。

・Microsoft Access開発

「Excelでの管理に限界を感じているが、予算が限られている」、そのようなケースにMicrosoft Accessは最適です。イニシャルコスト不要かつ、段階的にアップグレードできることから、省コストでのシステム開発に適していますが、簡素な仕様上、膨大なデータ量の操作時に動作が重くなるため、多人数での利用に不向きな点がデメリットです。

・オープンソースのフレームワークを用いた開発

オープンソースは「ソースコードの全てが公開されているソフトウェア」を指し、フレームワークは「システム開発に必要な機能が予め用意されたもの」を指します。オープンソースのフレームワークを活用し、Webアプリケーションをインストールするだけで開発に必要な最低限の機能が揃うため、開発にかかるコストを削減できる点はメリットです。

一方、デメリットは、導入後に既存の枠組みから外れた機能を追加する際、都度カスタマイズが必要となり、開発コストが増える恐れがあることです。

まとめ

正確な在庫情報の把握・管理に欠かせない在庫管理システムは、アナログ管理と比較し、多くの導入メリットがあること、また、導入時に気を付けるべき、比較・チェックポイントなどにつき、本コラムを通してお伝えしました。

ここまでお読みになり、本格的に在庫管理システムの導入・開発をお考えの方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、システムの開発方式とサーバ・ネットワークの管理方法の組み合わせは多岐に渡り、実態に見合った費用を算出することは困難です。

また、導入の検討段階で、開発方式やベンダー選定の見極めができていない場合、プロジェクトの進行が滞り、事業運営に悪影響を及ぼす恐れがあります。

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